Die Digitalisierung hat unser Leben in vielen Lebenslagen deutlich einfacher gemacht. Schmeckt mir im Restaurant der Wein, habe ich in Sekundenschnelle alle Informationen inklusive des Preises und der Bezugsquelle. Neu in der Stadt, habe ich sofort alle Verkehrsmittel gecheckt, die mich zur gewünschten Adresse bringen. Und nach Ladenschluss kann ich ein Geburtstagsgeschenk schön verpackt noch am nächsten Tag anliefern lassen.
Arbeitsmittel aus dem letzten Jahrtausend
Kommen wir an den Arbeitsplatz, müssen wir aber nicht selten noch auf Arbeitsmittel aus dem letzten Jahrtausend zurückgreifen. Kunden bestellen per Mail, Telefon, und ja sogar mit Fax. Angebote werden umständlich mit Textverarbeitungsprogrammen erstellt, Kalkulationen werden aufwändig manuell geplant und berechnet, Lieferscheine werden im Büro ausgedruckt und zum Versand getragen, Bestellungen bei Lieferanten werden telefonisch abgestimmt, Rechnungen werden als Brief versendet – dies sind nur ein paar Beispiele typischer Arbeitsumgebungen, wie sie heute in Unternehmen, wie z.B. Druckereien, vorzufinden sind.
Vorteile digitalisierter Abläufe in der Druckindustrie
Diesen klassischen Betrieben stehen heute innovative Unternehmen gegenüber, die bereits auf die neuen Technologien der Digitalisierung setzten, mit modernen, online basierten Software-Lösungen. Das bedeutet, Druckerei-Kunden können bei Bedarf direkt in den vom Lieferanten bereitgestellten Portalen Angebote annehmen, Aufträge platzieren, Nachbestellungen vornehmen oder Lagerware abrufen. Oder sie können direkt aus ihrem Warenwirtschaftssystem per Schnittstelle Bestellungen digital an ihren Lieferanten versenden. In jedem dieser Fälle landen alle Kunden-Aufträge ohne weiteren Arbeitsaufwand direkt im System der Druckerei. Und falls Kunden eine individuelle Anfrage platzieren, berechnet das smarte MIS selbstständig den besten Produktionsweg, die entsprechenden Kostenstellen, das benötigte Material, die Herstellkosten und den Verkaufspreis. Per Knopfdruck ist das Angebot erstellt und versendet und nach einer definierten Zeit erinnert das System automatisch eine Nachfass-Aktion. Die Software ermittelt auch automatisch fehlendes Material und löst Bestellvorschläge aus, Lieferanten bestätigen die Bestellungen per Web oder Schnittstelle, Druckmaschinen und Mitarbeiter übermitteln alle aktuellen Auftragsdaten, und die Produktionsplanung berechnet automatisch die Belegung aller benötigten Kostenstellen und den Einsatz der relevanten Mitarbeiter.
Vernetzte Systeme
Die Auftragsabwicklung, das Prepress-System, die Druckmaschinen und die Finanzbuchhaltung tauschen sich Daten gegenseitig aus und kommunizieren gleichzeitig mit externen Systemen wie Paketversender, Onlinebanking, Bezahldienste, CO2-Rechner etc. Die digitalisierten Prozesse laufen dadurch ohne Bruch über mehrere Plattformen hinweg und integrieren die vollständige Supply Chain.
Wertvolle, flexible Arbeit
Die Mitarbeiter werden durch solche digitalen Prozesse von einfachen Aufgaben befreit. Sie können sich auf wertvolle Kundenberatung und entscheidungsrelevante Arbeiten fokussieren. Und sie sind nicht an einen Arbeitsplatz im Büro gebunden, sondern können überall im Betrieb aber auch mobil unterwegs oder im Homeoffice ihrer Arbeit nachgehen. Mit diesen neuen Arbeitsumgebungen verändern sich auch die Methoden.
Agiles Denken und Handeln
Voraussetzung für die Realisierung digitalisierter Prozesse schaffen nicht nur die technischen Lösungen, sondern vor allem die Mitarbeiter im Unternehmen. Je mehr und je schneller die Prozesse an die eigenen und an die Kundenanforderungen angepasst werden können, desto flexibler müssen die Mitarbeiter im Unternehmen darauf reagieren können. Starre Vorgaben und Handlungsanweisungen gehören der Vergangenheit an. Das Unternehmen muss sich immer wieder neu anpassen. Das funktioniert nur mit agilen Arbeitsmethoden, die in einem Unternehmen konsequent eingeführt werden müssen.
Wie unterstützen webbasierte Lösungen die Druckindustrie?
Solche beispielhaften Szenarien sind nicht das Ergebnis einer kurzfristigen Umsetzung, sondern sie entstehen in einem Prozess der digitalen Transformation, der durch den Einsatz moderner Technologien möglich wird. Die Digitalisierung verändert auch die Arbeitsumgebung und Flexibilität. Denn digitale Technologien zeichnen sich gegenüber althergebrachten Systemen durch Funktionen aus, die insbesondere durch die Nutzung von webbasierten Lösungen ermöglicht werden. Browserbasierte Software kann jederzeit, überall und mit jedem Device genutzt werden. Internetbasierte Schnittstellen können Systeme einfach und flexibel miteinander vernetzen.
Durch webbasierte Oberflächen und Funktionen können Arbeitsabläufe individuell angepasst und in Workflows automatisiert werden. Offene Datenbanken ermöglichen jederzeit den Zugriff auf alle benötigten Informationen, schaffen die Voraussetzung für schnelle Analysen und liefern kurzfristige Entscheidungsgrundlagen. Online Basierte Expertensysteme ersetzen manuelle Tätigkeiten durch selbstständige Aktionen oder automatische Berechnungen auf Basis hinterlegter Entscheidungsregeln.
Risiko des Aufschiebens
Die digitale Transformation ist auch im Bereich Business-To-Business nicht mehr aufzuhalten. Viele Unternehmensführer halten jedoch an den alten Handlungsweisen und Geschäftskonzepten fest, investieren nur bei dringendem Bedarf in neue technische Lösungen und passen ihre Abläufe nur marginal an. Das geht solange gut, wie die Kunden mitspielen. Fordern die Kunden neue digitale Prozesse ein, ist es meist schon zu spät – die Technologie fehlt, das Mitarbeiter Knowhow fehlt und natürlich jegliche Expertise. Das Ruder kann nicht mehr schnell genug umgerissen werden. Und plötzlich fehlen die Aufträge.
Jetzt rechtzeitig reagieren
Wer sich diesem Risiko als Entscheider nicht aussetzen will, sollte rechtzeitig handeln. Es gibt verschiedene Einstiegsmöglichkeiten, z.B. Kundenschnittstellen und Stammkunden-Portale oder die Investition in ein smartes MIS und ERP-System, das die internen Prozesse optimiert.
Die Realität der Digitalisierung – eine repräsentative Studie
Im Jahr 2022 wurde eine repräsentative Studie in der Verpackungsindustrie in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt. Konkret ergab sich bei der Frage nach bereits umgesetzten Digitalisierungs-Maßnahmen, dass 46% sich mit Lieferanten vernetzt haben, 36% Daten getriebene Prozessoptimierung eingeführt und 32% digitale Werkzeuge zur Minimierung von Stillständen eingesetzt haben. Die Zufriedenheit mit den jeweiligen Ergebnissen schwankt jedoch sehr.
38 Prozent der befragten Unternehmen, die digitale Werkzeuge zur Minimierung von Stillständen eingeführt haben, sind mit diesen unzufrieden. Jedes vierte Unternehmen (24 Prozent) äußert Unzufriedenheit mit der Umsetzung von datengetriebener Prozessoptimierung (Process Mining) sowie der Vernetzung mit Lieferanten, 23% sind mit ihrem digitalen Kundenportal nicht zufrieden. Eine besonders hohe Zufriedenheit verzeichnen eingeführte vollautomatisierte Lager (73% „sehr zufrieden“) und 3D-Drucker (69%).
